Archiviazione

Le stampe dei Claim di garanzia e la relativa documentazione devono essere archiviati e conservati per 10 anni dalla data di inserimento del Claim.

La corretta archiviazione del Claim di garanzia prevede la conservazione di:

Stampa della domanda di garanzia da Modis;

Ordine di lavoro originale firmato dal cliente;

Stampa delle timbrature relative ai tempi di riparazione e firma del tecnico che ha eseguito i lavori;

Copia della fattura/ ricevuta fiscale;

Libretto di garanzia per interventi inerenti a organi lubrificati. Nel caso di manutenzione eseguita fuori dalla rete ufficiale vanno prodotte le fatture in cui siano chiaramente visibili i ricambi e il tipo di olio utilizzati;

Buoni di scarico di magazzino per i ricambi utilizzati;

• Stampa del protocollo di diagnosi;
• Stampa del resoconto di chiusura della programmazione;
• Stampa dati di assetto, con dati veicolo se l’assetto è stato richiesto in garanzia;
• Fotografie digitali delle parti difettose per carrozzeria e interni o comunque ogniqualvolta sia necessario per documentare la difettosità;
• Eventuali autorizzazioni ricevute da Maserati per l’uso di tempi extra;
• Eventuali autorizzazioni ricevute da Maserati per garanzie commerciali.

I concessionari possono utilizzare un sistema di archiviazione digitale, a condizione che tutti i documenti relativi agli interventi in garanzia possano essere riprodotti. Ogni documento elettronico deve contenere riferimenti al VIN e riportarlo.

In caso di audit devono essere resi disponibili per l’incaricato di Maserati un computer e una stampante attraverso i quali si possa avere accesso a tutti i documenti elettronici.