Personale Reparto Ricambi
Si intendono i referenti per l'officina e per i clienti esterni per l'identificazione e la consegna delle parti di ricambio. Si raccomanda di dedicare (totalmente o parzialmente) all'officina uno o più Consulenti ricambi.
RESPONSABILITÀ PRINCIPALI:
- Ricezione delle merci, smistamento, prelievo, spedizione, approntamento dei resi e inventario
- Consulenza tecnica professionale ai clienti sulle parti di ricambio
- Identificazione e fornitura dei ricambi per l'officina e per i clienti esterni
- Consegna dei ricambi ai tecnici con la massima tempestività, per garantire la produttività ottimale dell'officina
ATTIVITÀ:
Ricerca dei codici ricambi
- Ricerca dei codici dei ricambi richiesti dallo staff d'officina
- Compilazione del tagliando di fornitura sulla base delle informazioni fornite dall'Accettatore sull'Ordine di riparazione, in caso di prenotazione anticipata.
Verifica della Disponibilità delle Parti richieste o ordinate
- Conferma, tramite consultazione del database, della disponibilità dei ricambi presso il magazzino della Concessionaria
- Ordine delle parti non disponibili a magazzino secondo criteri di emergenza
- Proposta sistematica di un prodotto sostitutivo qualora non sia disponibile un codice e proposta, se possibile, di parti o prodotti alternativi
- Verifica della disponibilità delle parti di ricambio necessarie per gli interventi in officina, 48 ore prima della data dell'appuntamento
Consegna dei Ricambi
- Consegna dei pezzi ai clienti esterni
- Per gli interventi in officina, da 24 a 48 ore prima dell'intervento:
- Preparazione e inserimento dei ricambi/materiali in ceste (una cesta o una cassa per ogni intervento), identificate con il numero d'ordine e il tagliando di prelievo.
- A seconda dell'organizzazione adottata, posizionamento delle ceste su scaffali dedicati al pre-picking (in un'area identificata del magazzino o dell'officina) o trasferimento delle stesse presso le stazioni di lavoro dei tecnici
- In caso di cancellazione dell'appuntamento, i pezzi vengono reinseriti nelle scorte di magazzino e i tagliandi di prelievo annullati.
- Se durante la fase di elaborazione un tecnico riscontra la necessità di effettuare ulteriori interventi, l'Accettatore redige un nuovo preventivo e chiede al Cliente l'autorizzazione ad eseguire i nuovi interventi; una volta ottenuta l'autorizzazione da parte del Cliente, l'Accettatore chiede al personale del reparto ricambi i nuovi pezzi che devono essere approntati con la massima tempestività. Se necessario, il personale del reparto ricambi provvede a consegnare i pezzi direttamente alla stazione di lavoro del tecnico.
Monitoraggio
- Monitoraggio degli ordini di ricambi in sospeso e comunicazione al Responsabile Ricambi e all'Accettatore di eventuali ritardi nella consegna dei ricambi richiesti, in modo da poter prendere gli accordi necessari nei confronti dei clienti,
- Inventario dei ricambi riservati con cadenza settimanale
- Informazioni sulle ulteriori azioni da intraprendere per l'utilizzo dei ricambi, segnalazione all'Accettatore o ai venditori in caso di ricambi invenduti.
- Reintegrazione dei ricambi non utilizzati nelle scorte di magazzino
Condivisione Informazioni
- Partecipazione alle riunioni del Service per lo scambio di informazioni si ricambi (disponibilità, andamento dei prezzi, sviluppo dei prodotti, promozioni...).
