Preparazione Anticipata dei Ricambi
La prenotazione anticipata dei ricambi consente di soddisfare al meglio le aspettative del Cliente che ha fissato un appuntamento e che ha quindi diritto a:
- Un'accoglienza attenta alle esigenze in termini di tempo
- L'indicazione di un ritardo attendibile al momento del deposito del veicolo
Inoltre, per il concessionario, i vantaggi sono duplici:
- Ridurre il tempo necessario per il completamento dell'intervento, evitando di iniziare il lavoro senza disporre dei pezzi necessari
- Evitare ammanchi nelle scorte
In generale, è responsabilità dell'Accettatore fornire al personale del reparto ricambi l'elenco degli appuntamenti programmati per il giorno successivo. L'elenco deve contenere il maggior numero possibile di dettagli sugli interventi programmati o chiari riferimenti all'agenda (elettronica o integrata nel DMS).
Se l'agenda è condivisa (per esempio, se integrata nel DMS), il personale del reparto ricambi può consultare personalmente gli appuntamenti e approntare i pezzi di ricambio.
Per gli interventi standard programmati o per le riparazioni con diagnosi già disponibile, il personale del reparto ricambi dedicato all'officina interna (parzialmente o totalmente) almeno 48 ore prima della data prevista per l'appuntamento è tenuto a:
- verificare i ricambi relativi allo specifico intervento
- controllare/confermare la disponibilità dei ricambi e ordinare quelli mancanti
- informare tempestivamente l'Accettatore in caso di indisponibilità dei ricambi o di ritardo nella consegna
- rimuovere le parti dall'elenco delle scorte a magazzino.
Da 24 a 48 ore prima dell'intervento:
- i ricambi/materiali approntati devono essere inseriti in ceste(una cesta o una cassa per ogni intervento) e identificati con il numero d'ordine e il tagliando di prelievo. La data dell'intervento (giorno e settimana) deve essere riportata su ogni cesta. Le ceste saranno collocate su scaffali dedicati al pre-picking.
- per gli appuntamenti del giorno successivo non precedentemente concordati, le parti sono approntate secondo lo stesso principio.
A seconda dell'organizzazione adottata, le ceste dei ricambi sono:
- disponibili per i tecnici in un'area di pre-picking dedicata e accessibile a magazzino o in officina, per ridurre i tempi di attesa per i pezzi
- trasferiti presso le stazioni di lavoro dei tecnici
Dopo l'intervento, le ceste devono essere riconsegnate al banco del magazzino e le parti non utilizzate devono essere reinserite nelle disponibilità di magazzino
In caso di cancellazione dell'appuntamento, i pezzi vengono reinseriti nelle scorte di magazzino e i tagliandi di prelievo annullati.
