Bei der Ankunft in der Werkstatt für die Rückgabe muss der Kunde sofort begrüßt und zum Rückgabebereich begleitet werden.

Der Serviceberater (oder das Back Office-Personal)

• schließt den Reparaturauftrag ab, nachdem er alle erforderlichen Informationen eingegeben hat (Werkstattkosten, Teile, Verbrauchsmaterialien, externe Leistungen usw.); gleichzeitig mit dem Abschluss des Reparaturauftrags muss die Serviceerfassung abgeschlossen und das Verfahren für die Meldung von Garantieansprüchen eingeleitet werden;
• druckt ein Proforma-Rechnungsformular als Beleg für die Arbeits- und Kostenerklärung aus (oder bittet die Mitarbeiter des Back Office, diese Tätigkeiten auszuführen)