Réception des Marchandises
Ce processus comprend les activités nécessaires pour vérifier les marchandises à l'arrivée à l'entrepôt de pièces et pour gérer correctement le stockage et l'allocation des pièces de rechange.
L'application correcte de ce processus garantit:
- La gestion immédiate des problèmes liés à la perte de biens, à la livraison d'une quantité incorrecte, aux marchandises endommagées, etc.
Le processus de réception des marchandises comprend deux phases principales:
- Contrôle des marchandises et du DDT/de la facture
- Stockage des marchandises
Contrôle des Marchandises et du DDT/de la Facture
Le concessionnaire/importateur, à l'arrivée de la marchandise dans son entrepôt de pièces, effectue les opérations
suivantes:
- Recevoir les marchandises;
- Inspecter et identifier immédiatement tout dommage dû au transport ou à un mauvais emballage, ou à une ouverture incorrecte de l'emballage *;
- Appliquer les éléments suivants sur la preuve de livraison ou, s'ils ne sont pas disponibles, sur le document de transport (DDT, bon de livraison) ou sur la facture:
○ Tampon
○ Date de réception
○ Signature lisible
○ Formulation «sous réserve d'inspection»
○ Le détail des pièces éventuellement manquantes, de la non-conformité ou des dommages.
- Faire signer le document de transport (DDT) ou la facture par le transporteur.
* L’emballage doit être scellé à l'aide d'un ruban adhésif de marque et/ou d'un ruban en plastique de thermo-soudé.
Vous trouverez ci-dessous un exemple de bon de livraison (DDT) et de facture correctement remplis.
Pour plus de détails sur la procédure à suivre à l'arrivée des marchandises, veuillez consulter la lettre circulaire MAS002968 « Réclamation pour anomalie de pièce d'origine », disponible sur ModisCS+/ Bulletins/ Communication des pièces/ Afficher la communication des pièces.
Une version abrégée du DDT (bon de livraison) en format MS Excel est disponible sur le portail ModisCS+ en suivant le chemin (sauf pour les concessionnaires qui ne reçoivent pas de pièces directement du siège social).
Stockage des Marchandises
Une fois que les marchandises reçues ont été inspectées et consignées dans le DMS du concessionnaire, le personnel de l’entrepôt effectue l’entreposage des marchandises.
Pour stocker correctement les marchandises dans l'entrepôt, il est nécessaire de suivre sept (7) règles principales:
- Stockage vertical
- Stockage basé sur le type de marchandises
- Stockage basé sur le poids
- Une seule pièce de rechange pour chaque emplacement
- Niveau d’accessibilité lié au niveau de manutention de la pièce de rechange
- Anomalies relevées
- Rapidité (classification ABC)**
Afin de déterminer l'emplacement approprié pour les différentes pièces de rechange dans l'entrepôt, il est également nécessaire:
- De réduire les efforts de manipulation des pièces principalement utilisées;
- D’éviter de positionner des pièces de rechange fragiles ou cassables (p. ex., le pare-brise) dans les zones les plus utilisées afin de réduire le risque d'accident;
- D’organiser les pièces de rechange avec la date d'expiration afin que les plus anciennes soient toujours les premières disponibles pour la vente.
Il est également conseillé de réserver certaines étagères pour liquidation et préramassage (près de l'atelier pour faciliter le ramassage des pièces de rechange pour les interventions à effectuer).
Les pièces remplacées au titre de la garantie, qui ne doivent pas être retournées, doivent être stockées de manière à pouvoir vérifier rapidement la date de clôture du bon de travail afin de pouvoir les mettre au rebut facilement.
** Ce type de classification implique la classification des marchandises en trois catégories, afin d'évaluer leur impact et de déterminer les pièces critiques sur lesquelles le concessionnaire doit se concentrer (p. ex., les pièces avec un chiffre d'affaires élevé et un volume de ventes élevé).
